אוטומציה לחשבוניות ומסמכים: איך נראה היקף ריאלי

אוטומציית מסמכים ריאלית לעסק קטן אוספת חשבוניות, קבלות וטפסים נכנסים ממייל, מוואטסאפ או מתיקייה, מסווגת כל אחד, מחלצת את השדות שאתם באמת משתמשים בהם (ספק, תאריך, סכומים, מע"מ, אסמכתה), מאמתת אותם (הסכומים מסתכמים, ספק מוכר, אין כפילות), ומתייקת את הנקיים בגיליון או בהנהלת החשבונות תוך סימון הלא ברורים לאדם. היא לא מחליפה את שיקול הדעת של מנהל החשבונות ולא מאשרת תשלומים. הפרויקט הראשון צריך לכסות סוג מסמך אחד, יעד אחד, ולמדוד את חלק המסמכים שעוברים בלי הזנה ידנית.

מה היא עושה באמינות

• אוספת מהמקומות שמסמכים מגיעים אליהם: תיבת דואר, מספר וואטסאפ, תיקייה משותפת.
• מסווגת לפי סוג כך שכל אחד הולך במסלול הנכון.
• מחלצת את השדות שאתם משתמשים בהם. לא כל שדה בעמוד; אלה שהתהליך שלכם צריך.
• מאמתת עם כללים: חשבון, ספקים מוכרים, טווחי תאריכים, אסמכתאות כפולות.
• מתייקת מסמכים נקיים במקומם, בשמות עקביים, עם הנתונים בגיליון או בהנהלת החשבונות.
• מסמנת כל דבר לא ודאי לאדם עם המסמך והסיבה.

איפה היא צריכה אדם

• מסמכים עמומים. קבלות דהויות, פתקים בכתב יד, תמונה של חצי עמוד.
• שיקול דעת. לאיזה פרויקט שייכת הוצאה, אם חשבונית לגיטימית, אם לשלם.
• אישורים. כל דבר שמזיז כסף נשאר אצל אדם; האוטומציה מכינה, אדם מאשר.
• סוגי מסמכים נדירים. חוזה חד-פעמי לא שווה אוטומציה; נתבו אותו.

העיצוב שעובד מניח שחריגים קיימים ומקל על הטיפול בהם, במקום להבטיח שאין.

איך מודדים דיוק

קחו חמישים מסמכים אמיתיים מהחודש שעבר, כולל הגרועים. הריצו אותם. לכל אחד, ספרו שדות שחולצו נכון, והאם המסמך עבר נקי, סומן נכון, או חמק עם שגיאה. הקטגוריה האחרונה היא זו שחשובה; מסמך שסומן לאדם עולה דקה, סכום שגוי שתויק בשקט עולה יותר. התעקשו לראות את הטבלה הזו לפני העלייה לאוויר, ועל חלק המעבר הנקי כמספר החודשי.

פרויקט ראשון שנכנס בשבועיים

קבלות בתמונה, טפסים, ורישום ישיר להנהלת החשבונות מגיעים אחר כך, כל אחד כחלק משלו.

נתונים ושמירה

חשבוניות נושאות פרטי ספקים ולפעמים לקוחות, וכללי המס קובעים כמה זמן חייבים לשמור רשומות. שאלו את הבונה אילו שדות יוצאים מהמערכות שלכם ואיפה המסמכים נשמרים, וקבעו כלל שמירה עם רואה החשבון. מדריך הבטיחות מכסה את ארבע הבקרות שחלות כאן.

למי זה מתאים ולמי לא

מתאים: לעסקים שמקבלים עשרות מסמכים בחודש עם מישהו שמקליד אותם: לקוחות של רואי חשבון, קבלנים, מרפאות, יבואנים, סוכנויות. לא מתאים: לקומץ חשבוניות בחודש, או למסמכים שרובם ייחודיים; הדקה הידנית למסמך זולה מהבנייה.

מה לעשות הלאה

ספרו את החשבוניות מהחודש שעבר ואת הדקות שהושקעו בהזנתן. אם זה שעות, מצאו במרקטפלייס בונה שמראה צינור מסמכים עם נתיב חריגים גלוי, ובקשו את פיילוט השבועיים שלמעלה.